Services d’examen éthique

Nous offrons des services d’examen éthique et de soutien au sein de Santé publique Ontario (SPO) et aux bureaux de santé publique (BSP) pendant toute la durée de projets de collecte de données en santé publique faisant appel à des êtres humains, à leurs données ou à leurs échantillons biologiques. Il peut s’agir de projets de recherche, d’évaluation, de surveillance et d’amélioration de la qualité.

Ce que nous faisons

Services d’examen éthique et de surveillance

  • conformes aux dispositions de l’EPTC 2 en ce qui concerne la représentation d’experts ou l’examen par le comité d’éthique de projets de collecte de données en santé publique;
  • un comité d’éthique unique et centralisé pour l’examen des projets touchant plusieurs BSP.

Services de renforcement des capacités et de soutien

  • consultations sur les aspects éthiques de questions liées au projet;
  • cadre permettant aux BSP de partager entre eux et d’apprendre les uns des autres;
  • soutien au développement des capacités en matière d’évaluation des risques éthiques et d’examen de projets à faible risque;
  • formation continue.

Soumettre un formulaire de demande du Comité d’éthique

Comment préparer et soumettre une nouvelle demande d’examen éthique

1. Confirmer que votre bureau de santé publique a une entente en vigueur de bureau autorisé avec Santé publique Ontario (SPO).

Les BSP doivent avoir une entente en vigueur de bureau autorisé avec SPO avant de pouvoir faire appel aux services d’examen éthique.

Si votre BSP n’a pas une entente de bureau autorisé avec nous, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Projets de BSP répartis sur plusieurs emplacements

Un projet réparti sur plusieurs emplacements et auquel participent plusieurs BSP peut être admissible à utiliser SPO en tant que comité d’éthique unique et centralisé. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter la Foire aux questions concernant le processus centralisé d’examen éthique de Santé publique Ontario, ou communiquer à ethics@oahpp.ca.

2. Déterminer si votre projet de collecte de données en santé publique fait appel à des êtres humains, à leurs données ou à leurs échantillons biologiques.

L’approche de SPO en matière d’examen éthique s’applique aussi bien à la recherche qu’à d’autres types de projets de collecte de données faisant appel à des êtres humains (p. ex., l’évaluation, l’amélioration de la qualité et la surveillance accrue). Les demandeurs doivent consulter leurs politiques et procédures internes existantes afin de déterminer si un projet est une activité de collecte de données qui devrait faire l’objet d’un examen éthique. Veuillez communiquer avec le représentant en matière d’éthique de votre BSP pour obtenir des renseignements supplémentaires.

3. Remplir le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 (en anglais)

Le demandeur principal doit obligatoirement remplir le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 (Cours sur l’éthique de la recherche). Ce document n’est pas requis s’il a déjà été soumis aux services d’examen éthique de SPO. Le didacticiel en ligne est une introduction à la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains (EPTC 2). Il fournit des indications fondamentales sur l’éthique de la recherche faisant appel à des participants humains.

4. Remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque

Il est nécessaire de remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque pour toutes les demandes de projet afin d’évaluer le degré approprié d’examen éthique. Les services d’examen éthique de SPO valideront le pointage attribué par l’Outil d’évaluation du risque et détermineront le degré final d’examen.

Nos services d’examen éthique s’occupent des projets dont le pointage validé est de 2 (examen délégué) ou de 3 (examen par l’ensemble du comité). Dans le cas des projets à faible risque, pointage 0 et 1, nous fournissons des services de consultation afin d’aider à renforcer les capacités en matière d’examen et d’évaluation des risques sur le plan éthique. Veuillez écrire à ethics@oahpp.ca afin de prendre un rendez-vous pour une consultation.

Pour obtenir plus de renseignements sur la façon de remplir le questionnaire de l’Outil d’évaluation du risque, veuillez vous reporter aux lignes directrices et à la FAQ sur l’Outil d’évaluation du risque ou communiquer avec votre représentant en matière d’éthique.

5. Remplir le formulaire de demande du Comité d’éthique

Le formulaire de demande du Comité d’éthique (en anglais) de SPO est la principale source d’informations utilisée par le comité afin d’évaluer l’acceptabilité éthique du projet.

Si vous avez besoin d’aide pour remplir le formulaire de demande du Comité d’éthique et les documents d’appoint, veuillez communiquer avec le représentant en matière d’éthique de votre BSP.

6. Comment préparer et soumettre votre demande :

  • le questionnaire dûment rempli de l’Outil d’évaluation du risque;
  • le formulaire dûment rempli du Comité d’éthique
  • d’autres documents d’appoint, comme les formulaires de consentement, les questionnaires, les documents de recrutement, les outils de collecte de données, les évaluations de la protection de la vie privée, etc. Pour de l’aide au sujet des formulaires de consentement, veuillez consulter les lignes directrices concernant les formulaires de consentement ainsi que les modèles de la lettre d’information et du formulaire de consentement du Comité d’éthique de SPO.

Veuillez numériser votre demande et l’envoyer par courriel à ethics@oahpp.ca.

Si vous avez besoin d’aide pour préparer votre demande, veuillez communiquer avec le représentant en matière d’éthique de votre BSP.

Que se passe-t-il une fois qu’une demande est soumise?

Validation du pointage de l’Outil d’évaluation du risque

Les services d’examen éthique de SPO valideront le pointage de l’Outil d’évaluation du risque et détermineront le degré final d’examen. Les projets auxquels l’Outil d’évaluation du risque attribue un pointage de 2 ou 3 feront l’objet d’un examen.

Dans le cas des projets à faible risque, pointage 0 et 1, nous fournissons des services de consultation afin d’aider à renforcer les capacités en matière d’examen et d’évaluation des risques sur le plan éthique. Veuillez écrire à ethics@oahpp.ca afin de prendre un rendez-vous pour une consultation.

Vérification des demandes

Les demandes ne seront pas acceptées aux fins d’examen avant que tous les renseignements pertinents ne soient fournis. Afin d’assurer la clarté et l’exhaustivité d’une demande, nos services d’examen éthique feront une vérification préalable de chaque soumission. Les demandeurs pourraient être invités à soumettre une nouvelle demande si des éléments pertinents sont manquants ou si les informations fournies dans le formulaire de demande du Comité d’éthique sont incomplètes.

Pour obtenir plus de renseignements sur les délais de présentation d’une demande, veuillez consulter : Dates limites de la présentation des demandes et dates des réunions du Comité d’éthique.

Confirmation de l’acceptation de la demande

Les services d’examen éthique feront parvenir un courriel au demandeur principal afin de confirmer l’acceptation de sa demande. Pour toute question, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Examen continu

Les projets approuvés par notre Comité d’éthique font l’objet d’une évaluation éthique continue tout au long de leur cycle de vie. L’examen continu peut donner lieu à une demande de renouvellement du projet, à l’examen et à l’approbation des modifications apportées à la demande initialement approuvée, ainsi que l’achèvement ou la clôture du projet.

Pour accéder aux formulaires d’examen continu, veuillez consulter la section Formulaires, lignes directrices et outils.

Formulaire
Description
Pour les projets d’une durée supérieure à un an, les demandeurs principaux doivent soumettre un rapport annuel en utilisant le formulaire de demande de renouvellement du projet du Comité d’éthique. Les services d’examen éthique feront parvenir un courriel de rappel au demandeur principal deux mois avant la date d’expiration de l’approbation.
À utiliser en cas de modifications importantes au protocole ayant une incidence sur les objectifs scientifiques, la conception de l’étude ou les risques pour les participants humains ou d’autres personnes concernées par le projet.
À utiliser en cas de problèmes ou d’événements imprévus concernant les participants ou susceptibles d’affecter leur bien-être. Cela comprend les conséquences négatives inattendues de la participation (p. ex., des événements liés à la santé mentale ou physique), des événements pouvant avoir des conséquences pour les participants (p. ex., une violation de la confidentialité) ou des déviations inattendues par rapport au protocole approuvé.
À utiliser lors de l’ajout ou du départ d’un membre de l’équipe de projet.
À utiliser lors de l’achèvement ou de la clôture d’un projet.

Dates limites de la présentation des demandes et dates des réunions du Comité d’éthique

Le processus d’examen éthique commence une fois qu’un projet est soumis avec succès. Les services d’examen éthique feront parvenir un courriel au demandeur principal afin de confirmer l’acceptation de sa demande. Pour obtenir plus de renseignements sur les délais de présentation d’une demande, reportez-vous au niveau d’examen ci-dessous.

Niveau 2 – examen délégué

Le niveau 2, examen délégué, s’applique aux projets comportant un faible risque. Cet examen est effectué par deux membres de Comité d’éthique. Il n’y a aucune date limite pour la présentation d’un projet de niveau 2 aux fins d’un examen délégué.

Niveau 3 – examen par le Comité d’éthique

Le niveau 3, examen par le Comité d’éthique, s’applique aux projets comportant un risque plus élevé. Cet examen est effectué lors d’une réunion régulière du Comité d’éthique.

La date limite pour la présentation d’un projet est de quatre semaines avant la date de la réunion du Comité d’éthique. Pour obtenir plus de renseignements, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca.

Date limite pour la présentation d’une demande dûment remplie
(quatre semaines avant la date de la réunion du Comité d’éthique)

Dates des réunions du Comité d’éthique
(les réunions sont prévues tous les deux jeudis de chaque mois)

17 janvier 2019

14 février 2019

14 février 2019

14 mars 2019

14 mars 2019

11 avril 2019

11 avril 2019

16 mai 2019

16 mai 2019

13 juin 2019

13 juin 2019

11 juillet 2019

11 juillet 2019

15 août 2019

15 août 2019

12 septembre 2019

12 septembre 2019

17 octobre 2019

17 octobre 2019

14 novembre 2019

14 novembre 2019

12 décember 2019

Veuillez utiliser les formulaires et lignes directrices ci-dessous afin de présenter une demande ou pour apporter des modifications à un projet existant.

Formulaires

Lignes directrices

Outil

Notre équipe des services d’examen éthique peut offrir :

  • une formation sur l’utilisation de l’Outil d’évaluation du risque;
  • des colloques sur l’éthique;
  • une sensibilisation à l’égard des nouveaux enjeux en matière d’éthique.

Le didacticiel de base en ligne de l’EPTC 2 permet aux chercheurs de prendre connaissance de l’EPTC 2 et offre des conseils pertinents à toutes les recherches, quelle qu’en soit la discipline ou la méthodologie.

Pour obtenir plus de renseignements, veuillez écrire à ethics@oahpp.ca ou consulter la liste des événements à venir de SPO.

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Éthique

ethics@oahpp.ca

Mis à jour le 12 avr. 2019